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Comment commencer facilement l'enregistrement du temps de travail (5 étapes simples)

Par EasyHours | 3 avril 2025

Un guide facile à comprendre sur la façon de commencer l'enregistrement du temps de travail dans votre entreprise

Enregistrement du temps de travail

Tags : enregistrement du temps de travail, exigences légales, règles UE, temps de travail, temps de repos, enregistrement du temps, législation française

À partir du 1er juillet 2024, une nouvelle législation européenne entre en vigueur, rendant l'enregistrement systématique du temps de travail obligatoire pour tous les employeurs. Cela signifie que toutes les entreprises – grandes et petites – doivent enregistrer le temps de travail quotidien de leurs employés. Si vous dirigez une petite ou moyenne entreprise, vous pensez peut-être que cela semble insurmontable avec une administration supplémentaire. Rassurez-vous – il n'est pas nécessaire que ce soit difficile de commencer l'enregistrement du temps de travail. Dans ce guide, nous expliquons pourquoi il est important de commencer maintenant et montrons 5 étapes simples pour introduire l'enregistrement du temps dans votre entreprise sans stress ni jargon juridique.

Pour plus de contexte sur les nouvelles règles, vous pouvez lire notre article d'introduction sur l'exigence légale, et si vous avez des questions, vous trouverez des réponses dans notre article FAQ. Ici, nous nous concentrons sur les étapes pratiques qui vous donneront la tranquillité d'esprit et garantiront que votre entreprise respecte rapidement l'enregistrement obligatoire du temps de travail.

Table des matières

Pourquoi est-il important de commencer maintenant ?

Commencer rapidement avec l'enregistrement du temps de travail est important pour plusieurs raisons. Premièrement, votre entreprise doit selon la loi avoir un système d'enregistrement du temps en place au plus tard le 1er juillet 2024. Plus tôt vous commencez, plus vous avez de temps pour trouver la bonne solution et vous habituer aux nouvelles routines avant l'échéance. Deuxièmement, vous évitez le stress et la panique avant la deadline – en vous y prenant à temps, vous vous assurez que tout fonctionne et que vous respectez les règles, évitant ainsi d'éventuelles amendes ou réprimandes. Lisez-en plus sur les exigences légales pour l'enregistrement du temps pour avoir une vue d'ensemble complète.

De plus, un démarrage précoce apporte calme et vue d'ensemble. Vous pouvez implémenter l'enregistrement du temps de travail étape par étape et ajuster en cours de route, plutôt que de vous y lancer à la dernière minute. Enfin, une bonne solution d'enregistrement du temps peut aussi apporter des bénéfices positifs : meilleure vue d'ensemble des heures de travail, répartition plus équitable des tâches et assurance que personne ne travaille trop. En bref – cela peut en fait profiter à la fois à l'entreprise et aux employés.

Ci-dessous, nous passons en revue cinq étapes concrètes qui vous aideront à démarrer rapidement et simplement avec l'enregistrement du temps de travail en pratique.

Étape 1 : Maîtriser les nouvelles exigences de temps de travail

La première étape est de vous familiariser avec ce que la nouvelle loi exige précisément. En bref, la loi signifie que le temps de travail quotidien de tous les employés doit être enregistré de manière fiable et accessible. Chaque jour, il faut donc enregistrer combien d'heures (et de minutes) chaque individu a travaillé. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer à quel moment de la journée le travail a été effectué, seulement le temps de travail quotidien total. C'est une information importante, car cela rend la tâche plus gérable – si un employé a par exemple travaillé ses 7,5 heures normales, c'est cela qui doit être noté.

Assurez-vous de vous informer sur les détails de l'exigence légale : Qui dans votre entreprise est concerné (généralement tous les employés, à l'exception par exemple des dirigeants et propriétaires indépendants), et s'il existe des règles particulières à prendre en compte dans votre secteur. Vous n'avez pas besoin de devenir expert en droit, mais obtenez une vue d'ensemble générale. Notre article d'introduction couvre les points principaux de la loi dans un langage simple, si vous voulez avoir une vision complète. Avec ces connaissances en poche, vous êtes prêt pour l'étape suivante.

Étape 2 : Choisir une solution simple d'enregistrement du temps

Maintenant que vous connaissez les exigences, vous devez choisir comment vous allez enregistrer le temps de travail. La loi n'impose aucune exigence spécifique au système – cela peut être tout, d'une simple feuille Excel ou d'un carnet de notes à un système numérique d'enregistrement du temps. Pour une petite entreprise, il est cependant avantageux de choisir une solution numérique simple. Un outil numérique (par exemple une app ou un système en ligne) rend l'enregistrement du temps de travail extrêmement facile au quotidien et minimise le risque d'erreurs et d'enregistrements oubliés.

Réfléchissez à ce qui vous convient le mieux : Doit-ce être très simple, ou souhaitez-vous des fonctionnalités supplémentaires comme des rapports ou des rappels automatiques ? Le plus important est que le système soit convivial pour vous et vos employés. En pratique, cela signifie que tout le monde doit pouvoir facilement enregistrer ses heures – de préférence en quelques clics. Une app d'enregistrement du temps dédiée comme par exemple EasyHours est développée spécifiquement pour rendre l'enregistrement du temps facile et respecter les exigences légales sans tracas. Quoi que vous choisissiez, pensez à long terme : choisissez un système que vous pourrez aussi utiliser dans quelques années, pour ne pas avoir à changer à nouveau. N'oubliez pas non plus de vous assurer que le système conserve les données de manière sécurisée (l'exigence légale stipule que les enregistrements doivent être conservés pendant plusieurs années), et que chaque employé peut accéder à ses propres enregistrements. Tout cela est géré automatiquement par la plupart des systèmes modernes d'enregistrement du temps.

Étape 3 : Établir des directives internes claires

Une fois que vous avez choisi votre solution d'enregistrement du temps de travail, l'étape suivante consiste à établir des directives internes sur la façon de l'utiliser. Cela peut sembler formel, mais cela peut rester très simple. L'idée est simplement de s'assurer que tout le monde sait comment et quand enregistrer son temps de travail, et ce qui se passe éventuellement si on l'oublie.

Commencez par définir comment vous enregistrez : les employés doivent-ils enregistrer précisément chaque jour, ou faites-vous le point hebdomadairement ? (Il est recommandé de le faire au moins chaque semaine, pour que personne n'ait à essayer de se souvenir des heures de tout un mois de mémoire). Si vous avez des employés avec des horaires fixes chaque jour, vous pouvez envisager de les laisser se contenter d'enregistrer les écarts – c'est-à-dire qu'une journée de travail normale ne nécessite pas d'enregistrement actif, mais s'ils partent tôt ou font des heures supplémentaires par exemple, ils enregistrent ce changement. Cela rend les choses particulièrement faciles pour toutes les parties, car on n'a pas besoin d'enregistrer "les mêmes heures que d'habitude" chaque jour.

Notez également qui est responsable de quoi : chaque employé doit-il déclarer ses propres heures (généralement oui), et y a-t-il une personne – par exemple un administrateur ou un responsable – qui vérifie régulièrement que les enregistrements sont en place ? Réfléchissez à la façon dont vous allez gérer le cas où quelqu'un oublie d'enregistrer : peut-être un rappel amical au début plutôt que des conséquences strictes. L'objectif n'est pas de punir, mais d'amener tout le monde à adopter une bonne routine. Assurez-vous de mettre ces directives par écrit et de les partager avec l'équipe (cela peut être un document court ou un e-mail). Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d'onde, et vous avez en même temps une documentation prouvant que vous avez mis en place les mesures nécessaires (ce qui fait également partie de l'exigence légale).

Étape 4 : Informer et former les employés

Maintenant que le système et les directives internes sont en place, il faut impliquer les employés. Il est crucial de bien les embarquer dès le départ, car l'enregistrement du temps de travail est en pratique quelque chose qu'ils doivent faire eux-mêmes au quotidien. Planifiez une brève introduction : expliquez pourquoi vous mettez en place l'enregistrement du temps (par exemple « C'est maintenant une obligation légale, et cela doit garantir un bon environnement de travail et des calculs corrects du temps de travail – pas parce que nous voulons vous surveiller »). Il est important de communiquer que l'objectif est positif et non une expression de méfiance. Quand les employés comprennent que l'enregistrement du temps leur profite (par exemple, garantit une rémunération correcte des heures supplémentaires et le respect des règles de temps de repos), ils seront plus motivés.

Donnez une démonstration pratique du système choisi : Montrez comment enregistrer son temps de travail étape par étape. Cela peut se faire lors d'une réunion commune ou via un petit guide. Assurez-vous que tout le monde ait l'occasion d'essayer le système – peut-être organisez un exercice où tous enregistrent « aujourd'hui » ensemble, pour être sûrs que cela fonctionne sur tous les téléphones ou ordinateurs. Soyez aussi prêt à aider ceux qui ne sont peut-être pas très à l'aise avec la technologie ; heureusement, la plupart des outils d'enregistrement du temps sont assez intuitifs.

Convenez aussi qu'au début vous ferez un suivi fréquent – par exemple, après la première semaine, vous pouvez brièvement vérifier si tout le monde a enregistré son temps, et s'il y a des questions ou des problèmes. La formation initiale et le dialogue créent de la confiance. Une fois que les employés découvrent à quel point il est facile d'enregistrer le temps de travail (surtout avec un bon système), cela deviendra rapidement une partie naturelle de la journée de travail.

Étape 5 : Démarrer l'enregistrement et assurer le suivi

Vous êtes maintenant prêts à commencer sérieusement. Fixez une date de début pour l'entrée en vigueur de l'enregistrement continu du temps de travail – par exemple à partir du lundi suivant ou du 1er du mois prochain. Précisez bien qu'à partir de ce jour, tous les employés concernés devront commencer à enregistrer leur temps de travail selon votre nouvelle pratique. Il peut être judicieux de commencer un peu avant que cela ne devienne légalement obligatoire, afin d'avoir une période d'adaptation. De cette façon, vous pourrez identifier et résoudre d'éventuels petits problèmes avant que cela ne compte vraiment.

Durant les premières semaines après le lancement, vous devriez assurer un suivi régulier. Vérifiez que tout le monde enregistre comme il se doit. Il peut arriver que certains l'oublient au début – n'hésitez pas à envoyer un rappel amical ou à avoir une discussion rapide si un employé a oublié d'enregistrer plusieurs jours. Souvent, les rappels automatiques dans le système peuvent également aider (si votre solution dispose de cette fonction). Utilisez la période de suivi pour ajuster vos processus : Si vous découvrez que quelque chose dans les directives n'est pas clair ou peu pratique, adaptez-le. Il se peut que l'enregistrement hebdomadaire vous convienne mieux que le quotidien – ou inversement, qu'il soit plus facile de le faire chaque jour après le travail. N'ayez pas peur d'ajuster, tant que vous restez dans le cadre légal (rappelez-vous, l'exigence minimale est que le temps de travail de chaque jour soit enregistré, d'une manière ou d'une autre).

Au fur et à mesure que l'enregistrement du temps de travail fonctionne, cela deviendra une routine pour tous. Veillez à le reconnaître – félicitez par exemple l'équipe d'avoir adopté le nouveau processus. Vous pouvez maintenant être sûrs de respecter les exigences légales tout en ayant créé de la transparence autour du temps de travail. Si les autorités ou d'autres parties venaient à s'enquérir de votre enregistrement du temps, vous pourrez présenter en toute confiance que vous maîtrisez la situation.

Conclusion : Simplifiez l'enregistrement du temps de travail

La mise en œuvre de l'enregistrement du temps de travail n'a pas besoin d'être aussi complexe qu'elle peut le paraître au premier abord. En suivant ces cinq étapes – comprendre l'exigence, choisir une solution simple, établir des directives claires, impliquer les employés et bien commencer – même une petite entreprise peut rapidement maîtriser l'enregistrement obligatoire du temps de travail. La clé est de procéder étape par étape et de choisir une solution qui facilite les choses pour vous tous.

Prêt pour une solution simple ? EasyHours.fr est développé précisément pour aider les petites et moyennes entreprises à démarrer l'enregistrement du temps de travail en quelques minutes. Avec EasyHours, vous obtenez un système convivial pour l'enregistrement du temps, qui respecte toutes les exigences légales – sans complications inutiles. Essayez EasyHours gratuitement pendant 30 jours, et découvrez à quel point il peut être facile de faire de l'enregistrement du temps de travail une partie intégrée de votre quotidien. Vous serez alors entre de bonnes mains, et vous pourrez vous concentrer sur ce qui est important pour vous, sachant que l'enregistrement du temps fonctionne efficacement et correctement en arrière-plan. Commencez dès aujourd'hui – et maîtrisez le temps de travail avec le sourire !