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Par EasyHours | 5 avril 2025
Un guide pratique sur les nouvelles exigences d'enregistrement du temps de travail pour les entreprises françaises
Tags : enregistrement du temps de travail, exigences légales, pme, pointage
Le 1er juillet 2024, une nouvelle loi est entrée en vigueur, exigeant l'enregistrement du temps de travail pour tous les employés en France. Particulièrement pour les petites et moyennes entreprises, il peut sembler accablant de devoir soudainement enregistrer le temps de travail quotidiennement. Que comprennent les nouvelles exigences de pointage, et comment commencer ?
Pas de panique – dans cet article de blog, nous répondons aux questions les plus courantes sur l'enregistrement du temps de travail dans un langage clair et rassurant, sans jargon juridique ou technique.
Nous couvrons des sujets tels que : Qui doit enregistrer le temps ? Comment le temps de travail doit-il être enregistré ? Qu'en est-il du télétravail ? Qu'est-ce qu'un travailleur autonome ? Comment les données doivent-elles être conservées ? et Quels systèmes peuvent être utilisés ? Enfin, vous obtiendrez également un conseil pour une solution simple qui garantit que votre entreprise respecte toutes les règles de temps de travail sans tracas.
En bref : Tous les employeurs et employés sont couverts par l'exigence d'enregistrement du temps de travail. Que votre entreprise soit grande ou petite, et que les employés soient à temps plein, à temps partiel, en emploi flexible ou payés à l'heure, leur temps de travail doit être enregistré quotidiennement. Même un employé qui ne travaille que quelques heures par semaine doit enregistrer ses heures.
Il n'y a que quelques exceptions possibles. Les dirigeants (par exemple, un directeur général qui n'est pas juridiquement considéré comme un "salarié") peuvent être exemptés de cette exigence. De plus, il existe le concept d'"auto-organisateurs" – des employés occupant des postes particuliers avec un haut degré d'autonomie. Ceux-ci peuvent être exemptés de l'enregistrement, mais cela nécessite un accord spécifique (voir plus d'informations sur les auto-organisateurs plus bas). Pour la grande majorité des entreprises, cela ne sera cependant pas pertinent, alors comptez sur le fait que tous les employés doivent enregistrer leur temps de travail.
La nouvelle loi exige que vous enregistriez le temps de travail total de chaque employé pour chaque jour. C'est-à-dire le nombre d'heures que chaque personne a travaillées un jour donné. Vous n'avez pas besoin de noter précisément quand dans la journée le travail a été effectué (l'heure d'arrivée et de départ n'est pas requise) – seulement combien d'heures ont été travaillées au total ce jour-là. Si un employé travaille par exemple 7 heures au bureau et plus tard 1 heure à domicile le soir, la journée doit être enregistrée comme 8 heures au total.
Qui effectue l'enregistrement, et à quelle fréquence ? Le plus normal est que l'employé enregistre lui-même ses heures, par exemple via un système d'enregistrement du temps ou une feuille de temps. La loi ne dit rien sur la fréquence à laquelle cela doit se faire – cela peut être quotidiennement, hebdomadairement ou après chaque tâche terminée, selon ce qui a du sens dans votre entreprise. L'important est que les enregistrements soient fiables. Il est recommandé de tenir le temps de manière continue (de préférence quotidiennement ou proche), tant que c'est encore frais en mémoire, afin d'éviter les erreurs. En tant qu'employeur, il peut être une bonne idée de créer quelques directives internes simples sur comment et quand les employés doivent enregistrer leur temps de travail, afin que tous le fassent correctement et de manière cohérente.
Qu'est-ce qui doit être enregistré comme temps de travail ? Seul le temps de travail effectif doit être enregistré. Les pauses non rémunérées (c'est-à-dire lorsque l'employé ne reçoit pas de salaire et n'est pas disponible pour le travail) ne doivent pas être comptabilisées. En revanche, toutes les heures de travail doivent être enregistrées – même si elles constituent éventuellement des heures supplémentaires sans rémunération supplémentaire ou du travail effectué à des heures inhabituelles. Le salaire ou le type de rémunération n'a pas d'importance pour l'enregistrement – ce qui compte, c'est si le temps est consacré au travail.
L'exigence s'applique-t-elle également au télétravail ? Oui – le télétravail doit être enregistré au même titre que le travail sur le lieu de travail. Si un employé travaille depuis son bureau à domicile une journée ou prend quelques heures supplémentaires le soir chez lui, ces heures doivent être ajoutées au temps de travail total de la journée concernée. La nouvelle loi ne fait pas de distinction selon le lieu où le travail est effectué ; l'important est que toutes les heures de travail de la journée soient incluses dans l'enregistrement.
Il convient de noter que les règles concernant le temps de repos sont un peu flexibles pour le télétravail occasionnel. Normalement, la règle des 11 heures stipule qu'un employé doit avoir 11 heures consécutives de repos dans chaque période de 24 heures. Si un employé travaille volontairement un peu à domicile le soir (en plus des heures de travail normales), ces heures comptent naturellement comme du travail, mais cela n'est pas considéré comme une violation des règles de temps de repos – à condition que ce soit occasionnel et organisé par l'employé lui-même. En d'autres termes, vous n'avez pas à vous inquiéter de violer la loi sur le temps de repos si un employé choisit parfois de travailler plus tard depuis son domicile. Si le télétravail constitue en revanche une partie fixe ou importante du travail, les règles ordinaires de temps de repos s'appliquent normalement. Quoi qu'il en soit, tout le temps de travail doit être enregistré, qu'il se déroule au bureau, sur le terrain ou à domicile.
« Travailleur autonome » est un concept issu de la réglementation du temps de travail qui couvre certains employés occupant des postes avec un très haut degré de liberté pour organiser eux-mêmes leur travail. Un employé est considéré comme travailleur autonome s'il peut soit déterminer complètement par lui-même quand le travail est effectué, soit si le temps de travail ne peut pas du tout être mesuré ou déterminé à l'avance en raison de la nature du poste. Il s'agira généralement de très peu de personnes, par exemple certains dirigeants ou spécialistes qui n'ont pas de routine fixe ou d'horaires de réunion et qui disposent en pratique de leur temps.
Pour qu'un employé puisse réellement être exempté en tant que travailleur autonome, cela doit être convenu et figurer explicitement dans le contrat de travail. Si une personne est classée comme travailleur autonome, cela signifie qu'elle peut être exemptée de l'obligation d'enregistrement du temps de travail (et elle est généralement aussi exemptée de certaines parties des règles de temps de repos et de la limite de 48 heures). Important : Les travailleurs autonomes sont l'exception qui confirme la règle. La grande majorité des employés ne sont pas des travailleurs autonomes. En d'autres termes, vous ne devriez utiliser cette exemption que dans des cas tout à fait particuliers. Si vous avez des doutes sur le fait qu'un poste particulier puisse être considéré comme autonome, une évaluation concrète doit être effectuée – et comme mentionné, cela nécessite un accord écrit. Pour la plupart des entreprises, tous les employés devront enregistrer leur temps de travail de manière tout à fait normale.
Combien de temps et comment devons-nous conserver les enregistrements ? Vous devez conserver la documentation du temps de travail enregistré pendant au moins 5 ans. Cette exigence signifie que les feuilles de temps quotidiennes ou les données de votre système doivent pouvoir être récupérées même de nombreuses années plus tard. De plus, l'employé doit avoir accès à ses propres données enregistrées. Les employés actuels et anciens ont le droit d'obtenir des informations sur le temps qu'ils ont travaillé pendant une période donnée, même jusqu'à cinq ans en arrière.
En termes de gestion pratique, cela signifie que vos données d'enregistrement du temps doivent être conservées de manière sécurisée et structurée. Utilisez un système ou une méthode où les données ne peuvent pas être modifiées en secret ou perdues. Vous devez également vous assurer de pouvoir fournir ou montrer à un employé tous ses enregistrements des 5 dernières années s'il en fait la demande. Si le système est très difficile pour extraire les données, cela peut poser problème – l'accès de l'employé aux informations doit être « accessible » en pratique.
N'oubliez pas non plus de traiter les enregistrements de manière confidentielle, car ils peuvent contenir des informations personnelles sensibles sur les heures de travail des employés et d'éventuelles absences. Respectez de préférence les directives générales pour les données personnelles/RGPD, par exemple assurez-vous que seules les personnes pertinentes ont accès aux données, et supprimez les informations lorsque la période de conservation expire. Mais en principe : ayez une solution qui sauvegarde automatiquement tous les enregistrements de temps de travail pendant au minimum cinq ans, et permet de les retrouver par employé selon les besoins.
Devons-nous investir dans un système numérique coûteux ? Pas nécessairement – la loi vous donne la liberté de méthode pour choisir un système d'enregistrement du temps, tant qu'il répond aux exigences d'être « objectif, fiable et accessible ». Cela signifie que le système doit pouvoir mesurer le temps de travail quotidien total avec précision (objectif), on doit pouvoir faire confiance aux données (fiable), et l'employeur comme l'employé doivent pouvoir accéder aux informations (accessible).
En pratique, l'enregistrement du temps peut se faire de nombreuses façons. Cela peut être très simple, par exemple un morceau de papier ou une feuille de calcul où l'employé note ses heures. Cela peut aussi être une pointeuse électronique, un outil de gestion de projet avec suivi du temps ou une application dédiée à l'enregistrement du temps. Il n'y a pas d'exigence que ce soit numérique – un carnet physique ou un email avec les heures de la journée peuvent en principe faire l'affaire. Mais en réalité, une solution numérique sera souvent un grand avantage. Les systèmes numériques peuvent automatiquement s'assurer que les données sont conservées de manière sécurisée pendant 5+ ans, ils peuvent protéger contre les erreurs et la fraude (par exemple en verrouillant les enregistrements précédents), et ils facilitent l'accès des employés à leurs propres heures.
Quoi que vous choisissiez, assurez-vous que le système s'adapte à votre quotidien. Si vous avez peu d'employés et une exploitation simple, vous pourrez peut-être vous contenter d'un simple tableau. Si vous avez de nombreux employés ou des horaires de travail variables, un système numérique d'enregistrement du temps peut vous faire économiser beaucoup de temps et d'efforts. Considérez également l'intégration avec le système de paie ou les plannings de garde, si c'est pertinent – certains systèmes peuvent enregistrer automatiquement le temps de travail à partir de connexions ou de cartes d'accès par exemple, mais ce n'est pas une obligation.
Conseil : Le plus important est que votre solution respecte les exigences légales. Vous pouvez en savoir plus sur les avantages et inconvénients des différentes méthodes dans notre article sur les avantages de l'enregistrement numérique du temps. Si vous avez besoin d'aide pour commencer, vous pouvez également suivre le guide avec les 5 étapes pour mettre en place l'enregistrement du temps de travail dans l'entreprise.
Mettre en place l'enregistrement du temps de travail ne doit pas être difficile. EasyHours.fr est un bon exemple d'une solution qui facilite le respect de toutes les exigences légales. Avec EasyHours, les employés peuvent enregistrer leur temps de travail rapidement (aussi via mobile), et le système s'assure automatiquement que toutes les données sont stockées en sécurité pendant 5 ans. En même temps, la direction et les employés ont toujours accès aux informations nécessaires. EasyHours est conçu spécifiquement pour être simple, fiable et entièrement conforme à la loi, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre entreprise plutôt que sur l'administration.
Aimeriez-vous l'essayer dans votre entreprise ? Visitez EasyHours.fr pour en savoir plus et commencez avec une période d'essai gratuite. Laissez EasyHours vous aider à rendre l'enregistrement du temps de travail facile, efficace et conforme – ainsi vous serez en avance sur les nouvelles exigences sans travail supplémentaire inutile. ✅