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Par EasyHours | 10 avril 2025
Un guide pour choisir le système d'enregistrement du temps de travail optimal qui correspond aux besoins de votre entreprise
Tags : système d'enregistrement du temps de travail, enregistrement du temps de travail, digitalisation, pme
Choisir le bon système d'enregistrement du temps de travail pour votre entreprise peut être déterminant pour l'efficacité, la satisfaction des employés et le respect des exigences légales. Avec les nombreuses options disponibles sur le marché, il peut cependant être difficile de naviguer et de trouver précisément la solution qui correspond à vos besoins.
Dans cet article, nous vous guidons à travers le processus de sélection du système d'enregistrement du temps de travail optimal. Nous examinons les critères les plus importants que vous devriez considérer, les pièges typiques à éviter, et comment trouver l'équilibre entre simplicité et fonctionnalité. Que vous soyez une petite entreprise qui commence l'enregistrement du temps de travail pour la première fois, ou une organisation plus importante qui souhaite mettre à niveau votre système actuel, vous obtiendrez ici des conseils concrets pour faire le bon choix.
Choisir le bon système d'enregistrement du temps de travail dès le départ est crucial pour plusieurs raisons. Premièrement, l'enregistrement du temps de travail n'est plus un choix, mais une exigence légale : Depuis le 1er juillet 2024, tous les employeurs doivent enregistrer le temps de travail de leurs employés. Le bon système aide votre entreprise à respecter la loi sans tracas inutiles, car il assure un enregistrement fiable et la conservation des données.
Deuxièmement, il s'agit d'efficacité à long terme. Si vous investissez dans un bon système maintenant, vous évitez de devoir changer plus tard – un processus qui peut être chronophage et coûteux. Un système qui fonctionne bien vous donne rapidement une vue d'ensemble des heures, facilite le traitement des salaires et libère du temps pour des tâches plus importantes.
Enfin, la facilité d'utilisation est un facteur énorme : Si vous choisissez un système que vos employés peuvent facilement utiliser (de préférence un enregistrement du temps simple via une app ou web), vous augmentez les chances que tous enregistrent leur temps correctement. Cela crée de meilleures données et moins de frustration. En bref, le bon choix dès le départ vous donne la tranquillité d'esprit, car vous êtes à la fois en conformité et obtenez une solution qui fonctionne au quotidien.
Conseil : Si vous êtes complètement nouveaux dans l'enregistrement numérique du temps, vous pouvez lire notre guide sur 5 étapes pour commencer avec l'enregistrement du temps pour obtenir un plan d'implémentation. Ici, vous obtiendrez de l'aide pour bien démarrer avec votre nouveau système.
Lorsque votre entreprise doit choisir un nouveau système d'enregistrement du temps, il y a plusieurs critères importants à considérer. Nous passons ici en revue sept points centraux qui peuvent vous aider à faire le bon choix :
Facilité d'utilisation : Le système doit être facile à utiliser pour tous les employés – quel que soit leur niveau technique. Une solution intuitive avec un design simple garantit que l'enregistrement du temps de travail devient une partie facile du quotidien et non une perte de temps. Réfléchissez si le système existe en français, si les menus sont clairs, et s'il est facile à apprendre. Plus c'est convivial, plus grande est la probabilité que tous l'utilisent réellement correctement chaque jour.
Prix : Considérez à la fois le coût d'acquisition et les frais récurrents. Pour une PME, le budget peut être limité, il s'agit donc de trouver une solution qui répond à vos besoins sans faire exploser la banque. N'oubliez pas que la solution la moins chère n'est pas toujours la meilleure – si un système bon marché manque de fonctionnalités importantes ou est difficile à utiliser, il peut finir par coûter plus cher en perte de temps et en frustration. Comparez les prix de différentes solutions et vérifiez si le prix est par utilisateur, par mois, ou éventuellement une licence unique.
Accès mobile : Aujourd'hui, beaucoup de travail se fait en déplacement ou hors du bureau. Assurez-vous de choisir un système avec une app de suivi du temps ou un site web adapté aux mobiles, pour que les employés puissent enregistrer leur temps depuis leur smartphone ou tablette. L'accès mobile permet aux employés de « pointer » facilement, qu'ils soient au bureau, à domicile ou chez un client. Cela augmente les chances que le temps soit enregistré en temps réel et correctement, plutôt que d'avoir à s'en souvenir plus tard.
Stockage et sécurité des données : Un système de suivi du temps doit conserver vos données de manière sécurisée. Selon les exigences légales, les informations sur le temps de travail doivent être conservées pendant plusieurs années, le système doit donc pouvoir gérer un stockage de données à long terme. Vérifiez où les données sont stockées – est-ce dans le cloud sur un serveur sécurisé ? – et si le fournisseur respecte le RGPD et autres normes de sécurité. Vous voulez un système fiable qui ne perd pas de données et qui protège les informations personnelles des employés.
Rapports : De bonnes capacités de reporting sont indispensables. Vous devez pouvoir facilement extraire des rapports sur le temps de travail pour une période donnée, à la fois pour vérifier la conformité (par exemple le respect de la règle des 48 heures) et pour utiliser les données pour la paie, la facturation ou les analyses de productivité. Choisissez un système où vous pouvez générer en quelques clics des rapports clairs sur les heures des employés, les heures supplémentaires, les congés, etc. C'est un bonus si vous pouvez personnaliser les rapports ou exporter les données vers Excel/PDF selon vos besoins.
Support et aide : La technologie doit fonctionner, mais il est important d'avoir de l'aide à portée de main en cas de questions ou de problèmes. Vérifiez quel support est proposé : Y a-t-il un support français ? Support téléphonique, chat ou e-mail ? À quelle vitesse répondent-ils ? Surtout au début, vous pourriez avoir besoin d'un peu d'aide supplémentaire pour la configuration ou l'utilisation du système. Un fournisseur avec un bon service client peut faire toute la différence pour que l'implémentation soit une expérience positive. Lisez éventuellement les avis d'autres clients sur l'expérience de support.
Intégration avec d'autres systèmes : L'enregistrement du temps fonctionne rarement de manière isolée. Cela peut vous faire économiser beaucoup de travail manuel si le système peut s'intégrer avec vos autres systèmes – par exemple système de paie, système comptable ou outils de gestion de projet. Avec une bonne intégration, les heures enregistrées peuvent être automatiquement transférées vers le paiement des salaires ou la facturation, vous évitant ainsi la double saisie. Considérez les programmes que vous utilisez déjà dans l'entreprise et vérifiez si le système d'enregistrement du temps peut communiquer avec eux. Cela donne un flux de travail plus rationalisé et moins d'erreurs.
Lorsque les entreprises doivent choisir un système d'enregistrement du temps pour la première fois, on voit certaines erreurs typiques se répéter. Voici quelques pièges et conseils pour les éviter :
Se concentrer trop exclusivement sur le prix : Bien sûr, l'économie doit être cohérente, mais attention à ne choisir que la solution la moins chère. Une erreur typique est de choisir un système gratuit ou très bon marché qui s'avère difficile à utiliser ou manque de fonctions vitales. La solution est de prendre en compte la vue d'ensemble – soyez prêt à payer pour la qualité si cela économise du temps et des tracas à long terme.
Choisir un système trop complexe : Certaines entreprises finissent avec un système beaucoup trop avancé parce qu'elles pensent « plus il y a de fonctionnalités, mieux c'est ». Mais si le système est trop complet, il peut paraître intimidant ou insurmontable pour les utilisateurs. Le résultat est que les employés risquent de ne pas utiliser toutes ces fonctionnalités sophistiquées – ou pire encore, d'éviter complètement le système. Évitez cette erreur en adaptant la complexité du système à vos besoins réels. Souvent, une solution plus simple est la meilleure pour les petites entreprises (nous en parlerons davantage ci-dessous).
Ne pas impliquer les employés : C'est une grave erreur de prendre la décision dans un bureau fermé sans l'avis de ceux qui devront utiliser le système quotidiennement. Si les employés ont l'impression qu'un nouveau système leur est « imposé d'en haut », cela peut créer de la résistance. Vous évitez cela en impliquant les employés tôt dans le processus – par exemple en recueillant leurs commentaires sur la convivialité pendant une période d'essai gratuite. De cette façon, vous obtenez leur adhésion et ils se sentent propriétaires de la solution.
Aucune période d'essai ou de test : Acheter chat en poche est risqué. Une erreur typique est de déployer un système sans l'avoir d'abord testé correctement. Heureusement, la plupart des fournisseurs proposent un essai gratuit ou une démonstration. Profitez-en ! Laissez quelques employés tester le système en pratique pendant une semaine ou deux. Vous découvrirez ainsi d'éventuels défis avant de vous être trop engagés. La période de test offre également la possibilité d'ajuster la configuration, de créer des instructions et de vous assurer d'avoir fait le bon choix avant l'investissement final.
Oublier l'avenir : Peut-être n'avez-vous que quelques employés maintenant, mais qu'en sera-t-il dans quelques années ? Une erreur est de choisir une solution qui ne peut pas évoluer ou s'adapter au développement de l'entreprise. Considérez donc aussi les besoins futurs : Le système peut-il gérer si vous doublez le nombre d'employés ? De nouvelles fonctionnalités peuvent-elles être achetées si les besoins augmentent ? En pensant à l'avenir, vous vous assurez que le système peut suivre votre entreprise et vous évitez de devoir changer à nouveau dans peu de temps.
En étant attentifs à ces points, vous pouvez éviter les pires écueils. Il s'agit d'être réaliste, de prendre le temps d'étudier le marché, et d'impliquer ceux qui vont utiliser la solution. Ainsi, vous serez plus solides dans votre choix de système d'enregistrement du temps dès le départ.
Le marché propose tout, des applications très simples aux systèmes d'enregistrement du temps très avancés. Mais quel type convient le mieux à une petite ou moyenne entreprise ?
Le plus souvent, les petites entreprises tirent le plus de valeur des systèmes simples. Une solution simple se concentre sur l'essentiel – l'enregistrement facile du temps de travail – sans une multitude de fonctionnalités supplémentaires (et potentiellement déroutantes). Cela signifie généralement des coûts plus faibles, une mise en œuvre plus rapide et une expérience plus conviviale. Les employés peuvent rapidement apprendre à connaître le système, et vous pouvez rapidement commencer à enregistrer le temps correctement.
Les solutions plus complexes s'adressent souvent aux grandes entreprises avec des besoins complexes : elles peuvent inclure tout, de la gestion de projet, la planification des équipes, les modules RH, l'intégration à de nombreux systèmes différents, etc. Il peut être tentant de choisir une solution "Rolls Royce", mais pour une petite entreprise, cela peut donner l'impression de tirer au canon sur des moineaux. Vous risquez de payer pour des fonctionnalités que vous n'utiliserez jamais, et le système peut être plus difficile à maintenir.
Par conséquent : Soyez honnêtes sur vos besoins. Si vous avez principalement besoin de suivre les heures d'arrivée et de départ et de vous assurer que personne ne travaille trop, alors une solution d'enregistrement du temps simple est probablement suffisante. Vous pouvez toujours faire une mise à niveau plus tard si le besoin se présente. Commencez simple – le plus important est que vous commenciez l'enregistrement du temps de travail, que vous respectiez les exigences légales et que vous obteniez les avantages que l'enregistrement du temps numérique apporte au quotidien.
(Lisez éventuellement notre article sur les avantages d'une solution numérique pour voir ce que vous obtenez concrètement en abandonnant le papier et Excel.)
Choisir le bon système d'enregistrement du temps nécessite un peu de préparation, mais cela se rentabilise rapidement sous forme d'administration simplifiée, d'employés plus satisfaits et de conformité sécurisée avec la législation du travail. Pensez à long terme et trouvez une solution qui convient à votre entreprise aujourd'hui comme demain. Lorsque vous avez considéré des critères comme la facilité d'utilisation, le prix, l'accès mobile, le stockage des données, les rapports, le support et l'intégration – ainsi qu'évité les pièges typiques – vous êtes bien équipés pour prendre la bonne décision.
Et maintenant ? Si vous cherchez un système d'enregistrement du temps simple et efficace, EasyHours est un choix évident. EasyHours répond à tous les critères mentionnés de manière conviviale et est développé en pensant aux besoins des PME. Commencez votre période d'essai gratuite chez EasyHours.eu dès aujourd'hui, et découvrez comme il peut être facile de garder le contrôle du temps de travail – vous serez rapidement opérationnels et entièrement conformes sans tracas. Nous sommes prêts à vous aider dès le départ !